Unternehmensinterne Ermittlungen, Compliance-Untersuchung

Anlässe für eine Interne Untersuchung

Die Pflicht der Unternehmensleitung, konkreten Verdachtsmomenten nachzugehen, ist gesetzlich verankert. Typische Anlässe, die eine sofortige interne Untersuchung erfordern, sind:

• Wirtschaftsstraftaten: Verdacht auf Korruption, Betrug, Untreue, Diebstahl, Geldwäsche oder wettbewerbswidrige Absprachen.
• Verstöße gegen das Arbeitsrecht: Insbesondere bei Vorwürfen von sexueller Belästigung am Arbeitsplatz, Diskriminierung oder Mobbing.
• Datenschutzverstöße: Verdacht auf Datenmissbrauch, Datendiebstahl oder Verstöße gegen die DSGVO.
• Compliance-Verstöße: Zuwiderhandlungen gegen interne Richtlinien (z.B. Code of Conduct) oder gesetzliche Vorgaben.
• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Meldungen, die über interne oder externe Kanäle eingehen und auf schwerwiegende Missstände hindeuten.
• Verrat von Geschäftsgeheimnissen.

Ziele & Vorteile einer professionellen Untersuchung

Eine von externen Spezialisten durchgeführte Untersuchung dient nicht nur der reinen Aufklärung. Sie ist ein strategisches Instrument mit klaren Vorteilen für Ihr Unternehmen und seine Leitungsorgane:

1. Lückenlose Sachverhaltsaufklärung: Gewinnung eines objektiven und vollständigen Bildes der Geschehnisse.
2. Haftungsminimierung: Erfüllung der gesetzlichen Aufklärungspflicht und Schutz der Geschäftsleitung und von Compliance-Beauftragten vor persönlicher Inanspruchnahme (Organhaftung/Garantenveranwortlichkeit).
3. Schutz der Reputation: Demonstration von Aufklärungswillen und verantwortungsvollem Handeln gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, der Öffentlichkeit und Ermittlungsbehörden.
4. Sicherung von Beweisen: Revisionssichere Dokumentation von Beweismitteln für eventuelle arbeits- oder zivilrechtliche Verfahren.
5. Grundlage für gezielte Sanktionen: Schaffung einer belastbaren Basis für arbeitsrechtliche Maßnahmen (Abmahnung, Kündigung) oder die Geltendmachung von Schadensersatz.
6. Vorteile im Behördenkontakt: Eine proaktiv durchgeführte und saubere Untersuchung kann bei Ermittlungen durch die Staatsanwaltschaft oder das Kartellamt zu erheblichen Sanktionsmilderungen führen.
7. Prävention: Identifikation von systematischen Schwachstellen im Unternehmen und deren Behebung zur Vermeidung zukünftiger Verstöße.

Der Ablauf: Unser Untersuchungsprozess nach höchsten Standards

Wir führen interne Untersuchungen nach einem klar strukturierten und praxiserprobten Prozess durch, der sich an den Vorgaben internationaler Normen (ISO/TS 37008) und des deutschen DICO Standards S 04 orientiert.

1. Mandatierung & Untersuchungsplan

Nach einer streng vertraulichen Erstberatung definieren wir gemeinsam mit Ihnen den Untersuchungsauftrag (Scope), die Ziele und erstellen einen detaillierten Untersuchungsplan.

2. Sicherung & Analyse von Daten (E-Discovery)

Wir identifizieren alle relevanten Datenquellen (E-Mails, Akten, digitale Dokumente) und sichern diese forensisch. Anschließend erfolgt - soweit angezeigt - die systematische Auswertung der Daten mit spezialisierter Software, um relevante Informationen und Beweismittel effizient zu finden. Dieser Prozess erfolgt unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

3. Mitarbeiterinterviews

Die Befragung von Zeugen und Beschuldigten ist ein zentraler, aber auch sensibler Teil der Untersuchung. Unsere Interviews werden nach den Grundsätzen des fairen Verfahrens geführt. Das bedeutet:

• Klare Information über den Zweck des Gesprächs.
• Expliziter Hinweis an Beschuldigte auf die Freiwilligkeit der Aussage und das Recht, einen Anwalt hinzuzuziehen.
• Keine Anwendung von unzulässigem Druck oder Täuschungen.
• Sorgfältige und präzise Protokollierung der Aussagen.

4. Erstellung des Abschlussberichts

Alle Ergebnisse werden in einem umfassenden, aber verständlichen Abschlussbericht zusammengefasst. Dieser Bericht stellt den Sachverhalt dar, würdigt die Beweise juristisch und gibt eine klare rechtliche Bewertung des Geschehens ab. Er ist so konzipiert, dass er als solide, gerichtlich verwertbare Grundlage für Ihre weiteren Entscheidungen dient.

5. Beratung zu Folgemaßnahmen (Remediation)

Unsere Arbeit endet nicht mit dem Bericht. Wir beraten Sie umfassend zu den möglichen und notwendigen nächsten Schritten – von arbeitsrechtlichen Konsequenzen über die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bis hin zur strategischen Kommunikation mit Behörden.

Kosten & Dauer einer Internen Untersuchung

Die Dauer und die Kosten einer internen Untersuchung hängen maßgeblich vom Umfang und der Komplexität des Falles ab – insbesondere von der Anzahl der involvierten Personen, dem Volumen der zu sichtenden Daten und der Kooperationsbereitschaft der Beteiligten. Transparenz ist uns hierbei besonders wichtig. Auf Basis des Untersuchungsplans erstellen wir eine klare Aufwandsschätzung und stimmen das Budget eng mit Ihnen ab.

Von wem wir mandatiert werden.

Wir verfügen über eine umfassende Erfahrung in der Durchführung interne Untersuchungen, sowohl in mittelständischen Unternehmen, gemeinnützigen Einrichtungen (u.a. Sport, Kultureinrichtungen und Bildungseinrichtungen) und Behörden. Die Beauftragungen durch die Organisationen erfolgen durch Geschäftsleitungen, Compliance-Beauftragte oder Aufsichtsräte.

Rechtsanwalt Dr. ROSTALSKI ist Vertauensanwalt (Compliance-Ombudsanwalt) u.a. des ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG und zahlreichen weiteren Organisationen. Er berät darüber hinaus zum Aufbau von Compliance-Mangement-Systemen nach dem ISO 37301.

Rechtsanwalt Dr. ROSTALSKI ist regelmäßig als Experte für die TÜV Rheinland Akademie, die Akademie des Deutschen Beamtenbundes und die DeutscheAnwaltAkademie tätig, wo er zur rechtssicheren Durchführung von internen Untersuchungen referiert.

FAQ - Interne Untersuchungen

Warum sollte ein externer Rechtsanwalt die Untersuchung durchführen? Nur ein externer Anwalt bietet die notwendige Unabhängigkeit, Objektivität und unterliegt der anwaltlichen Schweigepflicht. Dies schützt die Untersuchungsergebnisse ("Legal Privilege") und gewährleistet die Akzeptanz bei Behörden und Gerichten. Die Beauftragung eines Fachanwalts für Strafrecht sichert zudem die korrekte Einordnung strafrechtlich relevanter Sachverhalte.

Was ist mit dem Datenschutz (DSGVO)? Datenschutz ist ein zentrales Thema. Jede Ermittlungsmaßnahme, insbesondere die Sichtung von Mitarbeiterdaten, wird von uns vorab auf ihre datenschutzrechtliche Zulässigkeit geprüft und sorgfältig dokumentiert. Die enge Einbindung des Datenschutzbeauftragten ist Standard.

Welche Rechte haben die Mitarbeiter? Mitarbeiter haben umfassende Rechte, deren Einhaltung für den Erfolg der Untersuchung entscheidend ist. Dazu gehören die Grundsätze des fairen Verfahrens, das Recht auf rechtliches Gehör und bei Beschuldigten das Recht, sich anwaltlich beraten zu lassen. Wir klären alle Beteiligten transparent über ihre Rechte und Pflichten auf.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden? Ja, bei vielen Ermittlungsmaßnahmen bestehen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Eine frühzeitige und strategische Einbindung des Betriebsrats ist essenziell, um die Untersuchung nicht zu gefährden und rechtssicher durchzuführen. Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Verhandlung entsprechender Betriebsvereinbarungen.

Warum sind Standards wie der ISO 37008 und der DICO-Standard wichtig? Diese Standards definieren den "State of the Art" für professionelle Untersuchungen. Sie bieten einen klaren, nachvollziehbaren Rahmen für Methodik, Dokumentation und Fairness. Die Einhaltung dieser Standards ist ein Qualitätsmerkmal, das die Belastbarkeit und Anerkennung der Untersuchungsergebnisse durch Gerichte und Behörden maßgeblich erhöht.